ChatGPT im Outreach

Durch Künstliche Intelligenz, insbesondere Large Language Models wie ChatGPT, eröffnen sich neue Möglichkeiten, diesen Prozess effizienter zu gestalten. Wie lässt sich ChatGPT im Outreach sinnvoll einsetzen? Welche Potenziale bringt die Technologie mit sich und wo sind ihre Grenzen? Der folgende Beitrag geht diesen Fragen nach und zeigt auf, wie ChatGPT den Outreach-Prozess unterstützen kann, ohne dabei die Relevanz menschlicher Kommunikation zu verlieren.

ChatGPT im Überblick

ChatGPT ist ein auf maschinellem Lernen basierendes Sprachmodell, das in der Lage ist, natürliche Sprache zu verarbeiten und selbstständig neue Texte zu generieren. Im Unterschied zu klassischen Automatisierungslösungen arbeitet es nicht mit starren Regeln, sondern mit statistischen Wahrscheinlichkeiten. Die Antworten und Textvorschläge entstehen dynamisch auf Basis der jeweiligen Eingaben und des zugrunde liegenden Trainingsmaterials.

Im kommunikativen Kontext kann ChatGPT vielfältig eingesetzt werden: von der Formulierung einzelner Sätze bis hin zur vollständigen Texterstellung. OpenAIs LLM wird dabei auch zunehmend als kreativer Assistent genutzt, der dabei hilft, Aufgaben schneller, ideenreicher und konsistenter zu bearbeiten.

Durch die Kombination aus Geschwindigkeit, Anpassbarkeit und technischer Skalierbarkeit wird ChatGPT insbesondere im Bereich Content- und Kommunikationsprozesse zu einem zuverlässigen Assistenten – vorausgesetzt, es wird mit redaktioneller Kontrolle und klarem Ziel eingesetzt.

Einsatzmöglichkeiten im Outreach

Viele Tätigkeiten wiederholen sich im Alltag. Damit man nicht mit den selben Tätigkeiten immer wieder Zeit verliert, kann man für verschiedene Aufgaben auf ChatGPT zurückgreifen. Das Tool hilft bei der Tipparbeit, liefert neue Ideen und unterstützt bei vielen Aufgaben, sodass man mehr Zeit für andere Aufgaben hat oder allgemein effizienter arbeiten kann, wenn man nicht alles manuell machen muss. 

Erstellung von Outreach-Mails

Ein besonders praktisches Einsatzfeld von ChatGPT ist die Erstellung von personalisierten Outreach-Mails. Das Modell kann auf Basis von wenigen Informationen – wie dem Namen des Ansprechpartners, der Branche oder spezifischen Interessen – maßgeschneiderte Anschreiben generieren. Die KI passt dabei den Ton und den Stil des Textes an die Zielperson oder Zielgruppe an.

Auf diese Weise können Unternehmen auch bei großen Volumina ihre Mails individuell gestalten, ohne auf allgemeine oder standardisierte Formulierungen zurückgreifen zu müssen. Diese Effizienzsteigerung spart Zeit und Ressourcen, während gleichzeitig die Authentizität der Kommunikation gewahrt bleibt. Man muss allerdings immer darauf achten, dass der Inhalt nur als Basis genommen wird und auf jeden Fall lektoriert werden muss. ChatGPT-Mails basieren auf Englischen Vorlagen, was im Deutschen oft zu Fehlern führt. Achte darauf, dass Mails nicht mit „ich hoffe, die Nachricht erreicht dich wohlbehalten“ oder dergleichen anfangen und dass am Ende nach der Grußformel kein Komma gesetzt wird.

Ein weiterer Bereich, in dem ChatGPT im Outreach-Prozess hilfreich sein kann, ist die Optimierung von Betreffzeilen für E-Mails oder Headlines für Artikel. Die KI kann verschiedene Varianten generieren, die je nach Zielgruppe, Tonalität und Kampagnenziel abgestimmt sind. Das ermöglicht ein gezieltes Testen von verschiedenen Ansätzen, um herauszufinden, welche Formulierungen die besten Öffnungsraten oder die meisten Klicks erzielen.

Die Vorschläge von ChatGPT sind oft kreativer und vielfältiger als klassische Ansätze, da die KI nicht nur Standardformulierungen verwendet, sondern aus einer breiten Datenbasis schöpft und dadurch neue Formulierungen hervorbringt.

Recherche und Zielgruppenanalyse

Man kann ChatGPT auch dazu einsetzen, potenzielle Ansprechpartner oder Influencer zu finden, indem es öffentlich zugängliche Quellen auswertet und relevante Informationen zusammenträgt. Das klappt besser, seitdem SearchGPT eingeführt wurde und das Tool auf das Internet zugreifen kann.

Hierbei können zum einen die Kontaktpersonen recherchieren, zum anderen deren Interessen, bisherige Veröffentlichungen oder thematische Schwerpunkte analysiert werden. Dadurch kann man gezielte und relevante Anknüpfungspunkte für die Kommunikation finden. Diese systematische Recherche ermöglicht eine deutlich präzisere Ansprache, was die Erfolgsaussichten von Outreach-Maßnahmen erhöht.

Zudem kann ChatGPT dabei helfen, relevante Websites und Online-Ressourcen zu identifizieren, die als potenzielle Plattformen für den Outreach dienen könnten. Das kann beispielsweise durch die Suche nach themenspezifischen Blogs, News-Websites oder anderen Plattformen geschehen, die im jeweiligen Bereich eine hohe Relevanz haben. Hierbei ist es jedoch besonders wichtig, die Aktualität der gefundenen Quellen sowie deren tatsächliche Themenrelevanz zu überprüfen. Websites, die in der Vergangenheit möglicherweise hohe Reichweiten hatten, könnten mittlerweile ihre thematischen Schwerpunkte geändert haben oder nicht mehr aktuell sein. Daher sollte immer eine manuelle Kontrolle erfolgen, um sicherzustellen, dass die Quellen wirklich relevant und aktuell für die geplante Outreach-Kampagne sind.

Qualitätskriterien einer Website beachten

Um eine hochwertige Seite zu finden, kann man sich an verschiedenen Punkten orientieren. Die Seite muss zum einen eine passende Qualität aufweisen, zum anderen aber auch zur Zielgruppe und dem eigenen Thema passen. 

• Sprache: Verständlich, zielgruppengerecht, grammatikalisch korrekt, in der Zielsprache verfasst.
• Thema: Klar definiert und für die eigene Kampagne relevant.
• Zielgruppe: Passend zum Inhalt und der Ansprache.
• Impressum: Vorhanden und vollständig. Kein Image als Impressum. 
• Content: Mehrwertig, informativ und einzigartig. Websites, die nur dazu da sind, um Links zu verkaufen, sind zu vermeiden. 
• Aufbau: Strukturierte Navigation und benutzerfreundlich.
• Aktualität: Regelmäßige Updates und aktuelle Informationen.
• SEO: Optimiert für Suchmaschinen (Keywords, Meta-Tags, indexiert etc.).
• Mobile Optimierung: Responsive Design für alle Geräte.
• Ladegeschwindigkeit: Schnell und effizient.

Ideengenerierung für Themen und Content

Besonders bei der Ideenfindung für Themen, Blogbeiträge oder sogar neue Content-Kampagnen liefert das KI-Modell schnell und einfach viele Vorschläge, die als Basis für weiterführende Überlegungen dienen können.

Die generierten Inhalte sind besonders dann relevant, wenn es darum geht, neue Perspektiven zu entdecken oder frische Impulse zu erhalten, um einen aktuellen Trend oder ein relevantes Thema aufzugreifen. Diese schnellen kreativen Inputs erleichtern den Redaktionsprozess, insbesondere wenn es darum geht, Ideen unter Zeitdruck zu entwickeln.

Unterstützung bei der Strukturierung von Hintergrundinformationen

Die KI kann große Mengen Text analysieren, relevante Daten extrahieren und diese in übersichtliche Formate bringen.

Für PR-Teams, die regelmäßig mit umfangreichen Hintergrundinformationen zu Themen, Produkten oder Unternehmen arbeiten, erleichtert ChatGPT die Organisation und Bereitstellung von Informationen. So können komplexe Themen klar und verständlich aufbereitet werden, was wiederum den Outreach-Workflow effizienter macht. Das klappt bisher am besten mit Text. Bei anderen Daten fällt es ChatGPT derzeit noch schwer, größere Datenmengen wie zum Beispiel URLs zuverlässig und vollständig zu analysieren. 

Übersetzungen und Mehrsprachigkeit

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil von ChatGPT ist die Fähigkeit, Texte in verschiedene Sprachen zu übersetzen und an lokale Besonderheiten anzupassen. Im internationalen Outreach kann man Inhalte für unterschiedliche Märkte anpassen, ohne auf externe Übersetzungsdienste angewiesen zu sein. Natürlich erfordert auch die Verwendung der KI-Übersetzungen eine finale Kontrolle, doch bei der Erstellung von ersten Entwürfen oder der Übersetzung von allgemeineren Inhalten spart man durch ChatGPT Zeit. Dies ermöglicht es, Outreach-Maßnahmen in mehreren Märkten gleichzeitig zu skalieren.

Vorteile und Stolperfallen

	Vorteile durch ChatGPT	Kritische Punkte beim Einsatz
Effizienz	Deutliche Zeitersparnis durch Automatisierung mehrstufiger Prozesse	Mangelnde inhaltliche Kontrolle kann zu fehlerhaften oder unpassenden Aussagen führen
Sprachliche Konsistenz	Einheitliche Tonalität und zuverlässige Reproduktion wiederkehrender Textbausteine	Gefahr der Standardisierung, wenn Inhalte ohne Anpassung übernommen werden
Ideenvielfalt und Stilvariationen	Große Bandbreite an Formulierungen, Textstilen und thematischen Ansätzen	Eingeschränkte emotionale Feinabstimmung im persönlichen Kontakt
Inhaltliche Qualität	Unterstützung bei der Strukturierung und Erstellung vielfältiger Outreach-Texte	Keine Garantie für faktische Korrektheit – menschliche Kontrolle bleibt unverzichtbar
Rechtliche Aspekte	Schnelle Generierung von E-Mail-Inhalten ohne zusätzliche Ressourcen	Risiken beim Umgang mit personenbezogenen Daten und bei automatisierter Kontaktaufnahme
Überzeugungskraft	Hilfestellung bei der Ansprache unterschiedlicher Zielgruppen	Authentizität und Relevanz entstehen nicht automatisch durch KI-Einsatz

Empfehlungen für die Praxis

Ein effektiver Einsatz von ChatGPT im Outreach erfordert ein klares Verständnis der eigenen Ziele und eine bewusste Steuerung des Tools. Die Qualität der Ergebnisse hängt wesentlich von der Qualität der Eingaben ab. Präzise Prompts, also gezielte Anweisungen an die KI, führen zu besseren, relevanteren Ergebnissen. Gleichzeitig sollte jeder automatisch erstellte Text einer sorgfältigen redaktionellen Prüfung unterzogen werden.

In der Praxis bewährt sich ChatGPT vor allem dann, wenn es nicht als Ersatz, sondern als Ergänzung menschlicher Arbeit verstanden wird. Die Kombination aus technischer Unterstützung und redaktioneller Kontrolle ermöglicht es, die Vorteile beider Seiten zu nutzen. Dabei empfiehlt es sich, ChatGPT schrittweise in bestehende Prozesse zu integrieren – etwa zunächst in der Ideenfindung, dann in der Textvorbereitung und schließlich in der Überarbeitung bestehender Inhalte.

Die Schulung der beteiligten Teams ist ebenfalls ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Nur wenn die Anwender die Funktionsweise der KI verstehen, können sie die Potenziale des Systems gezielt nutzen und zugleich die Qualität der Kommunikation sichern. Am besten ist es, wenn man ein internes Expertenteam hat, an das sich die Kollegen jederzeit wenden können. 

Best Practices für Prompts

Die Qualität des KI-Outputs hängt direkt von der Klarheit und Struktur des eingegebenen Prompts ab. Je gezielter die Anweisung formuliert ist, desto relevanter und verwertbarer ist das Ergebnis. Wenn man nicht jeden Prompt selbst erstellen will, kann man auf einen CustomGPT zurückgreifen und diesen als Prompt Generator konfigurieren. Durch gezielte Rückfragen und Ideen verhilft der CustomGPT zu einem aussagekräftigen Prompt, mit dem man dann weiterarbeiten kann. 

Konkretheit und Zielorientierung

Ein effektiver Prompt enthält eine klare Aufgabenstellung. Allgemeine Fragen oder zu offene Formulierungen führen oft zu beliebigen, oberflächlichen Texten. Statt „Schreib etwas über Gemüse“ ist eine präzise Angabe wie „Erstelle einen SEO-optimierten Blogtext zum Thema Tomatenanbau auf dem Balkon für Gartenanfänger“ deutlich zielführender.

Kontext mitgeben

Die KI benötigt Informationen darüber, in welchem Zusammenhang der Text steht. Angaben zu Zielgruppe, Medium, Thema, gewünschter Perspektive oder auch zur Tonalität geben dem Modell Orientierung und verbessern die Textqualität erheblich.

Struktur und Format angeben

Wenn bestimmte formale Vorgaben gewünscht sind – etwa Zwischenüberschriften, Absätze, eine bestimmte Textlänge oder der Verzicht auf Listen – sollte dies bereits im Prompt erwähnt werden. Auch der Hinweis auf passive Sprache oder die Vermeidung bestimmter Begriffe ist sinnvoll.

Beispiele einsetzen

Die Bereitstellung von Beispielinhalten oder Musterformulierungen erhöht die Genauigkeit des Ergebnisses. Das Modell kann sich an diesen Vorgaben orientieren und die gewünschte Richtung besser einhalten.

Sprachstil definieren

Angaben zur Sprachebene, zum Stil oder zu branchentypischen Begriffen helfen dabei, Inhalte stimmig und konsistent zu gestalten. Auch Einschränkungen – etwa das Vermeiden bestimmter Phrasen oder Floskeln – sollten direkt im Prompt formuliert werden.

Iteratives Arbeiten

Ein guter Text entsteht nicht in einem Schritt. Der erste Vorschlag kann als Grundlage dienen, wird aber durch gezieltes Nachfragen, Ergänzen und Präzisieren oft deutlich verbessert. Der produktive Einsatz von KI basiert deshalb immer auf einem aktiven, kontrollierten Dialog.

Ausblick – ChatGPT im Outreach

Die rasante Entwicklung generativer KI-Modelle lässt erwarten, dass die Aufgabenbereiche, in denen ChatGPT unterstützen wird, weiter wachsen und direkt präziser werden. Künftig könnten noch stärker kontextsensitiv arbeitende Modelle entstehen, die mit externen Datenquellen verknüpft sind und personalisierte Inhalte in Echtzeit liefern. Für den Outreach eröffnet dies neue Möglichkeiten – vorausgesetzt, Unternehmen und Agenturen entwickeln klare Strategien für einen verantwortungsvollen und qualitativ hochwertigen Einsatz.

Auch die Bilderstellung und sogar Videoproduktion werden durch die anderen KI-Tools von OpenAI Dall-E und Sora immer besser, wenn auch noch viel Potenzial nach oben ist. Die Bilder haben oft einen ähnlichen Stil, aber das Tool hat sich im letzten Jahr weiterentwickelt. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis man direkt über ChatGPT passende Videos und hochwertige Bilder erstellen werden kann. 

Es bleibt spannend, welche Möglichkeiten sich mit der Zeit noch ergeben werden. 

Wer in der Zwischenzeit noch ein bisschen tiefer in das Thema einsteigen will, findet im kostenlosten E-Book „ChatGPT im Content Outreach – Praktische Ansätze für Linkbuilding“ weitere Infos und Beispiele. 

FAQ

Wie kann ChatGPT bei der Erstellung von Outreach-Mails helfen?

ChatGPT erstellt auf Basis weniger Informationen personalisierte E-Mails und passt Ton und Stil an die Zielgruppe an. Wichtig ist jedoch, die Mails redaktionell zu prüfen, um sprachliche Fehler zu vermeiden

Lässt sich ChatGPT zur Zielgruppenrecherche im Outreach nutzen?

Ja, ChatGPT kann potenzielle Ansprechpartner recherchieren, Interessen analysieren und relevante Plattformen identifizieren – insbesondere mit aktivierter Internetrecherche (z. B. SearchGPT).

Welche Rolle spielt ChatGPT bei der Ideenfindung im Outreach?

Die KI liefert kreative Impulse für Themen und Content-Kampagnen. Das spart Zeit in der Redaktion und hilft, neue Perspektiven zu entdecken.

Kann ChatGPT beim Formulieren überzeugender Betreffzeilen unterstützen?

Ja, ChatGPT generiert unterschiedliche Varianten, die sich testen lassen, um höhere Öffnungsraten zu erzielen. So werden kreative Alternativen zu Standardformulierungen geschaffen.

Welche typischen Fehler sollte man beim Einsatz von ChatGPT im Outreach vermeiden?

Zu den häufigsten Fehlern zählen fehlende Kontrolle der Inhalte, zu generische Prompts und ungeprüfte Datenquellen. Zudem sollte man keine automatisierten E-Mails ohne DSGVO-Prüfung versenden.

Wie lässt sich ChatGPT effizient und rechtssicher in den Outreach-Prozess integrieren?

Nutze ChatGPT ergänzend zur menschlichen Arbeit, definiere klare Ziele, arbeite mit präzisen Prompts und führe manuelle Qualitätsprüfungen durch – besonders bei rechtlich sensiblen Inhalten.

Ist ChatGPT auch für mehrsprachige Outreach-Kampagnen geeignet?

Ja, ChatGPT kann Texte übersetzen und auf lokale Gegebenheiten anpassen. Dennoch ist eine sprachliche und kulturelle Nachbearbeitung durch Muttersprachler ratsam.