KI im Business sinnvoll nutzen: Warum dein Ziel wichtiger ist als das nächste Tool

Kennst du das? Du möchtest Zeit sparen und beschäftigst dich deshalb mit künstlicher Intelligenz. Dann liest du einen Beitrag über ChatGPT, schaust dir ein Video über Claude an, testest ein paar neue Tools und meldest dich vielleicht sogar noch für einen Newsletter an, der die neuesten Entwicklungen zusammenfasst. Am Ende des Tages hast du zwar einiges über KI gelernt, aber deine eigentliche Arbeit ist liegen geblieben. Die Zeit, die du sparen wolltest, hast du in die Beschäftigung mit KI investiert.

Eigentlich hätte ich allen Grund gehabt, künstliche Intelligenz als Bedrohung zu betrachten, denn ich bin Sprecherin für Telefonansagen, Imagefilme und andere Audioproduktionen. Als ChatGPT Ende 2022 plötzlich überall Thema wurde, stellte ich mir dieselbe Frage wie viele andere Menschen: Wird es meinen Beruf in ein paar Jahren überhaupt noch geben? Schließlich gibt es inzwischen KI-Stimmen, die erstaunlich gut klingen, und manche Unternehmen entscheiden sich schon heute für eine künstliche statt für eine menschliche Stimme.

Ich hätte diese Entwicklung ignorieren können. Stattdessen entschied ich mich, sie zu verstehen. Zum einen, weil ich schon immer technikaffin war, zum anderen, weil ich überzeugt bin, dass man neue Entwicklungen nur dann sinnvoll beurteilen kann, wenn man sich wirklich mit ihnen beschäftigt. Also begann ich, KI intensiv zu testen, Weiterbildungen zu besuchen und die unterschiedlichsten Werkzeuge auszuprobieren. Dabei machte ich eine Beobachtung, die mich bis heute begleitet: 

Die meisten Unternehmerinnen und Unternehmer haben kein KI-Problem. Sie haben ein Fokus-Problem.

Warum viele Unternehmen bei KI am falschen Ende beginnen

Wer heute nach Informationen über künstliche Intelligenz sucht, wird förmlich überrollt. Täglich erscheinen neue Anwendungen, jede Woche wird das nächste Tool als Revolution angekündigt und auf LinkedIn entsteht schnell der Eindruck, man müsse ständig am Ball bleiben, um nicht den Anschluss zu verlieren. Tatsächlich gibt es mittlerweile zehntausende Tools (und das ist nicht übertrieben). Das Problem dabei ist, dass viele Menschen bei den Werkzeugen beginnen, obwohl sie eigentlich bei ihren Zielen beginnen sollten.

KI ist kein Ziel. KI ist ein Werkzeug. Niemand kauft einen Hammer, weil er gerne hämmert. Man kauft ihn, weil man etwas bauen will. Trotzdem sehe ich immer wieder Unternehmerinnen und Unternehmer, die stundenlang neue KI-Anwendungen testen, ohne sich vorher die entscheidende Frage zu stellen: Welches Problem möchte ich eigentlich lösen?

Diese Frage verändert alles. Möchtest du Zeit sparen? Möchtest du bessere Texte schreiben? Möchtest du deine Abläufe strukturieren oder schneller zu Entscheidungen kommen? Erst wenn das Ziel klar ist, ergibt es Sinn, nach einer passenden KI-Lösung zu suchen. Andernfalls passiert häufig etwas Kurioses: Jemand spart mit einem Tool täglich eine Stunde Zeit und investiert diese gewonnene Stunde sofort wieder in die Suche nach dem nächsten Tool. Das Ergebnis ist nicht mehr Effizienz, sondern lediglich eine andere Art der Beschäftigung.

KI im Business sinnvoll nutzen bedeutet, bewusste Entscheidungen zu treffen

Aus meiner Erfahrung entfaltet künstliche Intelligenz ihren größten Nutzen dort, wo regelmäßig wiederkehrende Aufgaben anfallen. Recherchen, Zusammenfassungen, Ideensammlungen, erste Textentwürfe oder die Strukturierung komplexer Informationen lassen sich oft deutlich schneller erledigen. Gerade für Solo-Unternehmerinnen und Solo-Unternehmer kann das eine enorme Entlastung sein, weil sie viele unterschiedliche Rollen gleichzeitig übernehmen müssen.

Gleichzeitig beobachte ich, dass viele Menschen die Grenzen von KI unterschätzen. Die Systeme machen Fehler, sie erfinden gelegentlich Informationen und sie kennen die Besonderheiten eines Unternehmens nicht automatisch. Dazu kommen rechtliche Fragen rund um Datenschutz, Urheberrecht und den Umgang mit sensiblen Daten. Deshalb halte ich es für wichtiger, die Strukturen zu verstehen, als ständig das neueste Tool auszuprobieren. Wer versteht, wie KI funktioniert, kann deutlich bessere Entscheidungen treffen als jemand, der nur Trends hinterherläuft.

Wie findest du heraus, ob KI für dein Unternehmen sinnvoll ist?

Bevor du das nächste Tool testest, lohnt sich eine einfache Bestandsaufnahme. Nimm dir einen normalen Arbeitstag und notiere alle Tätigkeiten, die sich regelmäßig wiederholen. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer stellen dabei fest, dass sie einen großen Teil ihrer Zeit mit Recherche, E-Mails, Dokumentation, Terminvorbereitung, Social Media oder internen Abläufen verbringen.

Genau dort liegt oft das größte Potenzial. Denn KI kann besonders gut bei Aufgaben unterstützen, die klar strukturiert sind und immer wieder nach ähnlichen Mustern ablaufen.

Ich empfehle meinen Kundinnen und Kunden deshalb einen einfachen Test: Suche dir eine Aufgabe aus, die dich jede Woche mindestens eine Stunde kostet. Versuche nicht, dein gesamtes Unternehmen auf einmal mit KI zu verändern. Überlege stattdessen, ob künstliche Intelligenz genau diese eine Aufgabe beschleunigen oder vereinfachen kann.

Grafik: Der 1-Stunden-Test findet die richtige KI-Aufgabe in drei Schritten: Arbeitstag analysieren und wiederkehrende Aufgaben notieren, größten Zeitfresser mit mindestens einer Stunde pro Woche wählen, genau diese eine Aufgabe testen. Eine Stunde pro Woche mal 52 Wochen ergibt über 52 Stunden im Jahr – mehr als eine komplette Arbeitswoche, gewonnen durch eine einzige Aufgabe statt eine komplette KI-Transformation.

Grafikquelle: Afs-Akademie.org [Du kannst die Grafik unter Angabe der Quelle und einer Verlinkung zu uns verwenden.]

Wenn du dadurch jede Woche nur eine Stunde sparst, gewinnst du bereits mehr als 50 Stunden pro Jahr zurück. Das entspricht mehr als einer kompletten Arbeitswoche.

Welche Aufgaben kann KI heute besonders gut übernehmen?

Viele Menschen denken bei künstlicher Intelligenz zuerst an Texte. Tatsächlich liegen die größten Potenziale oft an anderer Stelle.

KI kann beispielsweise Besprechungen zusammenfassen, Informationen strukturieren, Ideen entwickeln, E-Mails vorbereiten, häufige Kundenfragen beantworten oder große Informationsmengen in kurzer Zeit analysieren. Auch bei der Erstellung von Entwürfen für Angebote, Konzepte oder Präsentationen kann sie wertvolle Unterstützung leisten.

Weniger geeignet ist KI überall dort, wo menschliche Beziehungen, Vertrauen, Verhandlungsgeschick oder persönliche Erfahrungen entscheidend sind. Genau deshalb glaube ich trotz aller technischen Entwicklungen weiterhin an die Bedeutung menschlicher Expertise. Die Technologie kann unterstützen, aber sie ersetzt nicht automatisch die Menschen, die sie nutzen.

Warum der größte Nutzen von KI nicht in den Tools steckt

Interessanterweise bestätigen aktuelle Studien genau das, was ich in Gesprächen mit meinen Kundinnen und Kunden immer wieder beobachte. Laut einer weltweiten McKinsey-Studie befinden sich die meisten Unternehmen noch immer in der Experimentierphase. Obwohl künstliche Intelligenz mittlerweile nahezu überall Thema ist, haben rund zwei Drittel der Unternehmen KI noch nicht umfassend in ihre Abläufe integriert.

Besonders spannend finde ich eine andere Erkenntnis: Viele Unternehmen berichten bereits von Zeitersparnissen, Kostenvorteilen oder zusätzlichen Umsätzen durch einzelne KI-Anwendungen. Gleichzeitig geben jedoch deutlich weniger Unternehmen an, dass sich diese Vorteile bereits auf das Gesamtergebnis des Unternehmens auswirken. Mit anderen Worten: Die Technologie funktioniert oft, die nachhaltige Integration in den Arbeitsalltag gelingt deutlich seltener.

Genau deshalb halte ich die Frage nach dem nächsten Tool für weniger wichtig als die Frage nach dem eigentlichen Ziel. Die erfolgreichsten Unternehmen in der Studie nutzen KI nämlich nicht nur, um effizienter zu werden. Sie setzen sie zusätzlich ein, um Innovationen voranzutreiben, neue Möglichkeiten zu schaffen und bestehende Abläufe grundlegend zu verbessern. Viele von ihnen gestalten ihre Arbeitsprozesse sogar neu, anstatt einfach nur bestehende Aufgaben ein wenig schneller zu erledigen.

Für mich steckt darin eine wichtige Erkenntnis: Wer KI lediglich nutzt, um ein paar Minuten bei einzelnen Tätigkeiten zu sparen, schöpft oft nur einen kleinen Teil des Potenzials aus. Wer dagegen zuerst seine Prozesse betrachtet und anschließend überlegt, wo künstliche Intelligenz sinnvoll unterstützen kann, erzielt häufig deutlich bessere Ergebnisse.

Ich mag KI nicht. Muss ich KI überhaupt nutzen?

Die ehrliche Antwort lautet: Nein.

Im Moment gibt es noch immer erfolgreiche Unternehmen, die kaum oder gar keine künstliche Intelligenz einsetzen. Und wahrscheinlich wird es auch in einigen Jahren noch Unternehmen geben, die ohne KI auskommen. Nicht jede Branche verändert sich gleich schnell, nicht jede Tätigkeit lässt sich sinnvoll automatisieren und nicht jede Unternehmerin oder jeder Unternehmer muss bei jedem Trend sofort dabei sein.

Trotzdem glaube ich, dass es sich lohnt, sich zumindest mit den Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Nicht, weil morgen alles nur noch mit KI funktioniert. Sondern weil technologische Entwicklungen meist schleichend kommen und ihre Auswirkungen oft erst im Rückblick offensichtlich werden.

Ein gutes Beispiel ist der Computer. Als die ersten Unternehmen von Schreibmaschinen auf Computer umstiegen, war das für viele zunächst unnötiger Aufwand. Die Schreibmaschine funktionierte schließlich. Briefe konnten geschrieben werden, Angebote wurden erstellt und Rechnungen verschickt. Trotzdem würde heute kaum jemand freiwillig auf einen Computer oder gar das Smartphone verzichten.

Ähnlich sehe ich die Entwicklung bei künstlicher Intelligenz. Ich glaube nicht, dass jeder einzelne Arbeitsablauf künftig von KI übernommen wird. Ich halte es aber für wahrscheinlich, dass KI in vielen Bereichen zu einem selbstverständlichen Werkzeug wird, so wie heute E-Mail, Suchmaschinen oder Tabellenkalkulationen.

Genau deshalb empfehle ich Unternehmerinnen und Unternehmern, sich frühzeitig und ohne Druck mit dem Thema zu beschäftigen. Wer heute erste Erfahrungen sammelt, kann in Ruhe herausfinden, was sinnvoll ist und was nicht. Wer hingegen wartet, bis Kundinnen  oder Mitbewerber den Einsatz von KI längst voraussetzen, muss die gleichen Lernschritte später unter deutlich größerem Zeitdruck nachholen.

Man muss also nicht auf jeden Hype aufspringen. Aber es ist sinnvoll, die Entwicklung im Blick zu behalten. Denn selbst wenn künstliche Intelligenz nicht die Lösung für jedes Problem ist, wird sie in Zukunft vermutlich für viele Unternehmen ein ebenso selbstverständliches Werkzeug sein wie heute der Computer.

Warum wir die AI-Masterclass entwickelt haben

Je länger ich mich mit dem Thema beschäftigt habe, desto häufiger hörte ich dieselbe Aussage: „Das klingt alles spannend, aber wann soll ich das überhaupt umsetzen?“ Um dieses Problem anzugehen, entstand gemeinsam mit meiner Kollegin die Idee zur AI-Masterclass. Wir wollten keinen Workshop entwickeln, in dem Menschen zwei Tage lang Präsentationen ansehen und anschließend mit einer langen To-do-Liste nach Hause fahren.

Deshalb findet die Masterclass bewusst außerhalb des gewohnten Arbeitsumfelds statt, in der St. Martins Therme im Burgenland (natürlich im Seminarraum, nicht im Wasser ;)). Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer beschäftigen sich dort zwei Tage lang ausschließlich mit ihrem eigenen Unternehmen und ihren eigenen Herausforderungen. Es geht nicht darum, möglichst viele Tools kennenzulernen. Es geht darum, herauszufinden, welche Anwendungen tatsächlich einen Unterschied machen und wie sie sinnvoll in bestehende Abläufe integriert werden können.

Unser Ziel ist, dass jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer mit einer konkreten Lösung nach Hause fährt. Vielleicht ist das ein Prozess, der künftig Zeit spart, ein System für bessere Inhalte oder ein klarer Plan, wie künstliche Intelligenz im eigenen Unternehmen eingesetzt werden kann. Denn Wissen allein verändert noch keinen Arbeitsalltag. Erst die Umsetzung schafft echten Nutzen.

Mein Fazit

Je länger ich mich mit künstlicher Intelligenz beschäftige, desto weniger interessieren mich die neuesten Trends. Viel spannender finde ich die Frage, welche Ziele Menschen mit ihrem Unternehmen verfolgen und wie Technologie sie dabei unterstützen kann. KI im Business sinnvoll nutzen bedeutet für mich deshalb nicht, möglichst viele Werkzeuge zu kennen. Es bedeutet, die richtigen Werkzeuge für die eigenen Ziele auszuwählen und sie so einzusetzen, dass am Ende tatsächlich mehr Zeit, mehr Klarheit oder bessere Ergebnisse entstehen.

Alles andere ist nur Beschäftigung.

FAQ

Wie nutzt man KI im Business sinnvoll, statt sich nur mit Tools zu beschäftigen?

Erst das eigentliche Ziel klären, dann nach einer passenden Lösung suchen. Wer bei Tools statt bei Zielen beginnt, tauscht gesparte Zeit oft nur gegen die nächste Tool-Recherche.

Wo entfaltet KI im Business den größten Nutzen?

Bei regelmäßig wiederkehrenden, klar strukturierten Aufgaben wie Recherchen, Zusammenfassungen oder ersten Textentwürfen. Weniger geeignet ist sie dort, wo menschliche Beziehungen und Verhandlungsgeschick entscheidend sind.

Muss jedes Unternehmen KI im Business einsetzen?

Nein, es gibt weiterhin erfolgreiche Unternehmen ganz ohne KI. Sich frühzeitig und ohne Druck mit den Möglichkeiten auseinanderzusetzen, verhindert aber, spätere Lernschritte unter Zeitdruck nachholen zu müssen.