Mit Online-Events skalieren oder warum Deine Eventstrategie digitale Veranstaltungen braucht

Die Vorteile von digitalen Events liegen auf der Hand: Sie bringen wesentlich mehr  Reichweite, erhöhen die Kosteneinsparungen und sorgen gleichzeitig für einen  größeren Beitrag für eine nachhaltigere Umwelt. Sie ermöglichen es Unternehmen,  ihre Zielgruppe effektiv zu erreichen, den ROI zu steigern und das Engagement der  Zielgruppe zu erhöhen.  

Beim Planen von Veranstaltungen (ob in Präsenz, digital oder hybrid) kann es vorkommen, dass man sich mit endlosen Aufgaben verzettelt und vor allem in der Endphase vor dem Event in Stress gerät. Mit Online-Events, die skalieren, wird diese Gefahr minimiert und der Berufsalltag der Event-Verantwortlichen erleichtert.  

Welche Vorteile bringt die Skalierung von Online-Events? 

Start-up-Gründer*innen werden oft gefragt, inwieweit deren Geschäftsmodell skaliert.  Damit meint man, ob das Geschäftsmodell exponentiell wachsen kann bzw. sich ohne lineare Kostensteigerung vervielfältigen lässt. Auf Events übertragen, wird hier von Formaten und Maßnahmen gesprochen, die immer mehr Nutzen für Unternehmen erzielen, und dabei auf etablierte Ressourcen zurückgreifen, ohne diese aufzustocken.  

Auf dem Weg zur Skalierung gilt es mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Die folgenden drei sind für den Erfolg einer skalierenden Online-Event-Strategie ausschlaggebend: 

1. Automatisierung und Technologie 

Die Integration von Automatisierung und Technologie beim Erstellen von Online Events trägt dazu bei, dass Ihre Event-Strategie skalierbarer wird. Durch den Einsatz digitaler Event-Plattformen, Softwarelösungen oder künstlicher Intelligenz können Prozesse automatisiert und effizienter gestaltet werden, was die Möglichkeit bietet, die Anzahl der Online-Events mit weniger Aufwand in kürzerer Zeit zu steigern. 

2. Reproduzierbarkeit und Standardisierung  

Eine skalierbare Event-Strategie verfügt über reproduzierbare und standardisierte Prozesse. Dies ermöglicht es Ihnen, dass verschiedene Abteilungen eines Unternehmens ihre Online-Eventformate schnell und einfach replizieren können, ohne dabei jedes Mal auf die Suche nach neuen Tools, Features, Settings etc. gehen zu müssen. 

3. Elastizität und Flexibilität 

Eine skalierbare Event-Strategie ist in der Lage, die Nachfrage zu bedienen, wenn sie steigt. Dies erfordert eine Flexibilität bei der Planung und Organisation von Events, sei es durch Kapazitätserweiterungen, Programmänderungen oder den Einsatz von On-Demand-Ressourcen. 

Warum sollten Unternehmen mit Online-Events eine Skalierung anstreben? 

Zugegeben, ein Skalierungsprozess ist nicht nach einer Woche abgeschlossen. Dennoch lohnt sich der Weg, denn Online-Events lassen sich hervorragend skalieren, und zwar auf fünf Ebenen. 

1. Erreichung einer größeren Zielgruppe 

Durch die Skalierung von Online-Events können Unternehmen ihre Reichweite erheblich erhöhen und potenziell Tausende (und mehr) von Teilnehmer*innen erreichen. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Botschaft, Produkte oder Dienstleistungen einem breiteren Publikum zugänglich zu machen und ihre Markenbekanntheit zu steigern. Auch der Sprung von nationalem zum internationalen Markt war noch nie so einfach.  

2. Kosteneffizienz 

Im Vergleich zu physischen Veranstaltungen sind Online-Events in der Regel kostengünstiger, nicht zuletzt durch erhebliche Einsparungen bei Reise-, Unterkunfts und Veranstaltungskosten. Dank aller digitaler Vorteile sowie einer zielgerichteten Optimierung sinken außerdem die Produktionskosten mit jedem weiteren Event, das im gleichen Setting durchgeführt wurde.  

3. Zeitersparnis 

Durch die Skalierung von Online-Events können Event-Verantwortliche Zeit sparen, da sie nicht mehr Veranstaltungsorte suchen, Logistik planen oder Reisearrangements treffen müssen. Die gewählte Event-Plattform ist das Basislager, auf der die Event-Vorbereitung, das Teilnehmermanagement und die EventProduktion stattfinden. Online-Events können flexibel und zeitlich optimiert gestaltet werden: mit wiederkehrenden Elementen, die bereits vorhanden sind oder mit ganzen Landing Pages, die einfach dupliziert werden.  

4. Datenerfassung und Analyse 

Mit Online-Events können Unternehmen umfangreiche Daten über ihre Teilnehmende sammeln und analysieren. Sie gewinnen wertvolle Einblicke in das Teilnehmerverhalten und die Interaktionen, die sie nutzen können, um ihre Marketing und Vertriebsstrategien zu verbessern und personalisierte Angebote zu entwickeln. 

5. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit 

Die Event-Branche ist in einem ständigen Wandel und mit skalierenden Online Events besteht die Möglichkeit, Veranstaltungen an verschiedene Zielgruppen anzupassen und verschiedene Formate auszuprobieren. So sind Event- und Marketing-manager*innen in der Lage, auf die Bedürfnisse und Präferenzen ihres Publikums einzugehen und ein ansprechendes Erlebnis zu schaffen. 

Es ist wichtig anzumerken, dass die Event-Skalierung sorgfältig geplant werden muss. Mit punktuellen Events und Insel-Lösungen ist in der Regel keine Skalierung zu erzielen. Eine klare Strategie, eine leistungsstarke Event-Plattform und eine stabile technische Infrastruktur sind entscheidend für den Erfolg der Skalierungsabsichten. Dabei sollten die Qualität, Interaktivität und Relevanz von Online-Events stets beibehalten werden, um das Engagement und die Zufriedenheit der Wunschzielgruppen aufrechtzuerhalten. 

Wie wird eine wirksame Online-Event-Strategie entwickelt? 

Die Online-Event-Strategie eines Unternehmens zielt darauf ab, die Kommunikation, das Engagement und die Interaktion mit Kunden, Partnern oder Mitarbeitenden zu verbessern, indem es digitale Technologien und Tools nutzt, um virtuelle Veranstaltungen zu organisieren. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen bei der Entwicklung ihrer Online-Event-Strategie vollziehen: 

Identifizierung von Geschäftszielen  

• Zunächst definieren Entscheider*innen (Geschäftsleitung, Marketing- und Event-Manager*innen, IT-Verantwortliche) die klaren Geschäftsziele für ihre digitalen Veranstaltungen. Dazu gehört die Festlegung von Zielgruppen, Themen und Zwecken.  

Auswahl der geeigneten Technologie  

• Das Unternehmen sollte die geeignete Technologie für die Durchführung von Events auswählen, die den Geschäftszielen und der Zielgruppe entspricht. Es gibt eine Vielzahl von Tools, die für digitale Veranstaltungen verwendet werden können, wie zum Beispiel Videokonferenz-Tools, virtuelle Event-Plattformen oder Webcast-Software. Bei einer Anbieter-Recherche findet man heraus, ob es eine Plattform gibt, die alle Anforderungen abdeckt oder ob es je nach Eventformat zwischen mehreren Tools gewechselt wird. 

Vorbereitung und Planung 

• Event-Verantwortliche sollten sicherstellen, dass sie genügend Zeit für die Vorbereitung und Umsetzung der digitalen Veranstaltungen einplanen. Dazu gehört die Festlegung von Veranstaltungsformaten, -inhalten und -zeitplänen, die Beauftragung von Dienstleistern sowie die Planung von Marketing- und Kommunikationsaktivitäten, um Teilnehmer*innen zu gewinnen. 

Messung des Erfolgs

• Nach dem Online-Event stehen verschiedene Statistiken zur Verfügung, die den Erfolg der Veranstaltungen messbar machen. Die Analyse der Teilnehmerzahlen, der Interaktion und des Engagements sowie die Bewertung der Zufriedenheit der Teilnehmer*innen sollten ein fester Bestandteil der Event-Strategie sein. 

Kontinuierliche Verbesserung  

• Basierend auf den Ergebnissen und dem Feedback der Teilnehmenden sollten Unternehmen ihre Online-Event-Strategie kontinuierlich verbessern und anpassen. Die Möglichkeiten und Funktionen im Rahmen eines digitalen Events entwickeln sich ständig weiter. Eventverantwortliche, die diese Entwicklungen verfolgen, können so dem Publikum das beste und zeitgemäße Erlebnis bieten.  

Eine der größten Herausforderungen bei dem Ausarbeiten einer Online-Event Strategie besteht darin, die Interessen des Veranstalters und die Bedürfnisse der Zielgruppen zu vereinen. Sie sollten während des gesamten Prozesses im Blick behalten und abgeglichen werden. Es ist wichtig, dass Unternehmen eine Strategie entwickeln, die auf ihre spezifischen Anforderungen und Zielgruppen zugeschnitten ist, um sicherzustellen, dass digitale Veranstaltungen erfolgreich werden.  

Welche Online-Events eignen sich zur Skalierung? 

Es gibt zahlreiche digitale Eventformate, die veranstaltenden Unternehmen nutzen können, um ihre Themen und Inhalte an die gewünschten Zielgruppen zu vermitteln.  

Hier sind einige Beispiele von digitalen Veranstaltungsformaten, die sich gut zur Skalierung eignen: 

Produktvorstellungen und Software-Demos als Webcasts 

Webcasts sind Live-Online-Präsentationen, die über das Internet abgehalten werden. Das Publikum kann von überall aus teilnehmen und Fragen und Kommentare im Chat stellen. Webcasts eignen sich gut für die Vermittlung von Informationen und die Schulung von Kunden oder Mitarbeitern.

Eine regelmäßige Webcast-Reihe ist ein stabiles Instrument, um Produkte oder Dienstleistungen zu vermarkten. 

Jährliche Partnertage als virtuelle Messen 

Virtuelle Messen sind Online-Events von einem größeren Maßstab, die den Veranstaltern die Möglichkeit geben, Neuerungen zu Produkten und Dienstleistungen zu präsentieren. Virtuelle Messen können interaktive Ausstellungshallen, Live-Präsentationen, Chatrooms und Networking-Tools umfassen.

Nach dem stattgefundenen Event kann die Plattform weiterhin online erreichbar bleiben oder auch offline gestellt werden, um ein Jahr später mit wenigen Klicks erneut aktiviert zu werden.  

Virtuelle Town Hall Meetings 

Virtuelle Town Hall Meetings sind ein effektives Instrument, um den Zusammenhalt in Unternehmen zu stärken und die Teamkommunikation zu verbessern. Durch diese digitalen Veranstaltungen können Mitarbeitende unternehmensinterne Neuigkeiten erfahren, Fragen stellen und sich mit dem Team vernetzen.

Dabei findet die Livestreaming-Produktion oft vor Ort statt:  Speaker (z.B. das Managementteam) sind in der Geschäftsstelle des Unternehmens oder in einem professionellen Studio und sprechen zu der gesamten Belegschaft, die über verschiedene Niederlassungen geografisch verteilt ist.  

Wissensvermittlung mit Online-Kursen 

Mit der wachsenden Beliebtheit des E-Learnings können auch Online-Kurse zur Skalierung genutzt werden. Durch die Erstellung von wiederholbaren Kursinhalten können Unternehmen eine unbegrenzte Anzahl von Teilnehmenden erreichen und so die Wissensvermittlung effizient gestalten. 

Update-Veranstaltungen als Online-Workshops 

Online-Workshops sind interaktive Schulungen. Teilnehmende können direkt mit den Vortragenden interagieren und Fragen stellen. Online-Workshops sind eine effektive Möglichkeit, um Fähigkeiten zu vermitteln oder neue Technologien oder Tools zu präsentieren.

Um vollwertige Interaktion zu gewährleisten, sollte der Kreis der Teilnehmenden eher überschaubar sein.  

Themen- und Branchentage als Online-Konferenzen

Online-Konferenzen sind virtuelle Veranstaltungen, deren umfangreiches Programm aus Vorträgen, Diskussionen und Workshops zu einem bestimmten Thema zusammengestellt wird. Mit hochkarätigen Speakern und einem großen Online-Publikum ziehen sie viel Aufmerksamkeit auf sich.

Online-Konferenzen können live oder aufgezeichnet sein und mehrere Tage dauern. 

Diese digitalen Eventformate stellen eine in der Praxis erprobte Selektion an skalierenden Veranstaltungen dar. Letztendlich hängt die Wahl der richtigen Eventreihe von den spezifischen Zielen und der Zielgruppe des Unternehmens ab. 

Welche Rolle spielt die Event-Plattform? 

Die Wahl der richtigen Event-Plattform hat einen großen Einfluss auf den Erfolg der Online-Events. Die Event-Plattform ist das Herzstück der Veranstaltung und bildet die Basis für die Interaktionen und Erfahrungen, die Teilnehmende während der Veranstaltung machen werden. 

Bei der Auswahl einer Event-Plattform ist es wichtig, sowohl Bedürfnisse der Veranstalter als auch die des Online-Publikums zu berücksichtigen. Eine gute Plattform ist einfach zu bedienen, bietet ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit. 

Außerdem verfügt sie über eine Reihe von Funktionen und Vorteilen, die dazu beitragen, das Nutzer-Erlebnis während des Events optimal zu gestalten. Im Idealfall sollte eine virtuelle Event-Plattform  

… flexibel sein und es ermöglichen, die Veranstaltung entsprechend den gesetzten Zielen aufzusetzen. Dies kann über alle Abteilungen eines Unternehmens hinweg und für verschiedene Event-Formate funktionieren – u.a. durch die Integration von verschiedenen Technologien wie Livestreaming und Videoconferencing. 

… DSGVO-konform und ISO-zertifiziert sein. Da Online-Events oft vertrauliche Informationen und Daten enthalten, ist es wichtig, dass die Event-Plattform die notwendigen Sicherheitsfunktionen bietet, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung und sämtliche Daten geschützt sind.

… verschiedene Möglichkeiten bieten, um die Interaktion mit dem Online-Publikum zu fördern. Dies kann durch die Integration von Chats, Live-Abstimmungen, Umfragen, Q&A und Video-Zuschaltungen erreicht werden. 

… über Analysefunktionen verfügen, die die Teilnehmeraktivitäten und das Engagement während der Veranstaltung messen. Durch die Analyse dieser Daten können Veranstalter verstehen, was bei ihrer Veranstaltung funktioniert und was nicht, um zukünftige Events zu verbessern. 

Fazit 

Digitale Events sind eine hervorragende Möglichkeit für Unternehmen und Organisationen, um ihr Wachstum zu steigern und mit ihrer Zielgruppe in Kontakt zu treten. Sie stellen eine effektive Ergänzung für jede Event- und Marketing-Strategie dar. Skalierende Online-Events bieten eine größere Reichweite, Flexibilität, Interaktivität und Messbarkeit. Indem Unternehmen digitale Events in ihre Strategie integrieren, können sie ihr Publikum erweitern, ihre Markenbekanntheit steigern und langfristige Beziehungen zu Kunden aufbauen.

Dieser Artikel ist der zweite Teil von Ksenias Artikelserie zu digitalen Events. Der erste Teil hat einen guten Überblick gegeben, während im diesen Artikel aufgezeigt wurde, wie man digitale Events skalieren kann.

Hier geht es zum ersten Artikel: Die Schlüsselrolle digitaler Events für erfolgreiches Wachstum und effektive Strategien in der Eventbranche